Моделирование бизнес-процессов спортивной секции

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность. В рамках данной работы проведен анализ бизнес-процессов спортивных секций. Модернизация бизнес-процессов в данном направлении деятельности обусловлена ростом количества платных и финансируемых государством секций, необходимостью мониторинга наличия свободных мест и организации записи детей.
Изучение проблематики организации бизнес-процессов в спортивных секциях является достаточно хорошо изученным вопросом. В работе Каинова А.Н. «Организация работы спортивных секций в школе: программы, рекомендации» рассмотрены основные принципы организации набора детей в спортивные секции, оформления договоров. В работе Радченко М. Г. «Моделирование бизнес-процессов» рассмотрены особенности различных методологий построения моделей бизнес-процессов в различных предметных областях.

1.3. Идентификация бизнес-процессов подразделения

До настоящего времени не существует единой классификации или номенклатуры бизнес-процессов организаций. Наиболее часто выделяют три основные группы процессов:
 Процессы менеджмента или управления;
 Основные производственные (рабочие) процессы, создающие основную добавленную стоимость для организации и ценность для потребителя;
 Вспомогательные процессы;

1.4. Аудит существующих бизнес-процессов подразделения и выявление неэффективного бизнес-процесса

На рисунке 3 приведена обобщённая карта взаимодействия бизнес-процессов организации.

Рисунок 3 - Обобщённая карта взаимодействия бизнес-процессов организации

Анализ бизнес-процессов спортивных секций показал неэффективность взаимодействия подразделений в рамках записи детей в спортивные секции (возможны ситуации, при которых при отсутствии передачи информации между различными сотрудниками проводится запись детей сверх профинансированного лимита).
Таким образом, совершенствование бизнес-процессов записи в спортивную школу связаны с внедрением механизма, обеспечивающего взаимодействие подразделений, оперативность передачи информации, формирование списков записанных и выбывших воспитанников.

1.5. Выбор метода реинжиниринга бизнес-процесса

Основной ролью реинжиниринга является достижении принципиальных улучшений деятельности за счет построение моделей, анализа, а также кардинального изменения существующих бизнес-процессов. Главной целью реинжиниринга является создание универсальной и максимально адаптированной к постоянно изменяющимся условиям рынка модели ведения бизнеса, а также методов, которые помогут ее выстроить.
В качестве метода реинжиниринга бизнес-процессов деятельности спортивной секции выберем построение моделей бизнес-процессов, определение узких мест и определение методов их совершенствования.
Выводы и результаты по главе 1
В рамка анализа технологии работы спортивных секций был определен список основных, вспомогательных бизнес-процессов. Выявлены недостатки, связанные с организацией записи детей в спортивные секции, требующие проведения реинжиниринга бизнес-процессов. Далее проведем моделирование бизнес-процессов в выбранной нотации, проведем определение узких мест, определим основные задачи реинжиниринга.

 
Глава 2. Моделирование бизнес-процессов
2.1. Выбор методологии моделирования бизнес-процессов

В качестве критериев сравнения указанных методологий выберем следующие критерии:
 Принципы построения диаграммы / логика моделирования процесса;
 Особенности описания процедуры моделирования бизнес-процесса;
 Особенности моделирования входящих документов и входящих данных;
 Особенности моделирования исходящих документов и исходящих данных;
 Особенности моделирования поведения исполнителей;
 Моделирование учета используемого оборудования;
 Моделирование процессов контроля;
 Моделирование обратных связей.
Также проведем сравнение инструментальных средств моделирования бизнес-процессов в указанных нотациях.
Сравнительный анализ методологий ARIS и IDEF приведен в таблице 1.





2.2. Разработка и анализ модели бизнес-процесса AS IS («Как есть»)

Далее проведем моделирование бизнес-процессов в соответствии с поставленными задачами. На рисунке 4 приведена контекстная диаграмма бизнес-процесса. Как показано на рисунке 4, входящие информационные потоки включают: заявления родителей, данные о секциях. Результирующие потоки включают: сформированные секции, отчетность по записи детей. На рисунке 5 приведена диаграмма декомпозиции основного процесса. Как показано на рисунке 5, основной процесс записи детей в спортивную школу включает:
- учёт секций;
- учёт контингента;
- формирование секций;
- формирование списков групп.
На рисунке 6 приведена диаграмма декомпозиции учета секций, на рисунке 7 – учета контингента. На этапе учета секций проводится комплектование групп, распределяется нагрузка тренеров, рассчитывается наполняемость групп.

2.3. Обоснование необходимости автоматизации бизнес-процесса

В ходе анализа бизнес-процессов записи детей в спортивную школу были определены следующие недостатки:
 Отсутствуют возможности оперативного получения данных о свободных для записи местах в группы;
 Отсутствуют возможности печати списков детей, записанных на секции;
 Отсутствуют возможности формирования сводной отчетности по нагрузке тренеров.
Внедрение информационной системы обеспечит возможности:
- Ведения актуальной картотеки воспитанников;
- Получение информации о состоянии расчетов (в случаях посещения платных занятий);
- Возможности формирования аналитической отчетности.
2.4. Разработка модели бизнес-процесса TO BE («Как должно быть»)

Как было показано выше, совершенствование бизнес-процессов записи в спортивную секцию связано с внедрением информационной системы. На рисунке 9 приведена контекстная диаграмма, на рисунке 10 – диаграмма декомпозиции модернизированного бизнес-процесса.

2.5. Разработка требований к внедряемой ИС

1.1 Полное и краткое наименование системы
Полное наименование системы: Функциональная подсистема учета записи детей в спортивные секции.
Краткое наименование системы: «Спортивные секции»
1.2. Назначения и цели разработки
Программный продукт предназначен для поддержки бизнес-процессов спортивной школы, включающих:
 ведение картотеки контингента;
 учет секций, групп, тренеров;
 формирование списков детей, записанных в группы;
 формирование отчетности по записи детей в спортивную школу.
Задачи разработки ИС «Спортивная школа» включают:
1. Обеспечение возможности оперативного учета заявлений родителей на запись детей в спортшколу.
2. Обеспечение наглядности и структурности данных, удобства в работе с программной системой.
Для реализации указанных целей системы необходимо провести решение следующих задач:
1. Провести анализ специфики технологии учета договоров поставки продукции, разработать алгоритмы работы с информацией
2. Провести анализ используемого аппаратного обеспечения.
3. Провести выбор СУБД и среды реализации.
4. Разработать программный продукт
Система предназначена для использования в технологии учета договоров поставки продукции
1.3. Требования к функциональным характеристикам

2.6. Оценка эффективности реинжиниринга бизнес-процессов

Проведем оценку средств, необходимых для реализации проекта автоматизации.
1. Оценка трудовых затрат.
Для реализации проекта привлечены:
- Разработчик программного обеспечения;
- Специалист секретариата спортивной секции;
- Экономист.
Расчет сумм страховых взносов (30% фонда заработной платы):
S1 = 0.3*57320 = 17196 руб.
2. Учет оплаты за электроэнергию.
При работе над проектом предполагается использование компьютерной техники, установленной на рабочих местах специалистов.
Количество часов использования компьютерной техники составляет 150. Потребляемая мощность – 0,6кВт. Тариф за 1кВт*ч составляет 4 рубля.
Расходы на электроэнергию составляют:
S2 = 0.6*150*4 = 3600 руб.
Расходы на материалы, включающие бумагу, канцелярские товары, картриджи и др. зарезервированы в размере 10000руб.
Также необходимо приобретение лицензий на систему «1С: Предприятие» на необходимое количество рабочих мест на сумму 48000руб.
Таким образом, общая величина затрат на создание программного обеспечения составляет: 57320+17196+3600+10000+48000=136116 руб.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В рамках данной работы проведено разработан проект реинжиниринга бизнес-процессов для записи детей в спортивные секции. Рассмотрены вопросы:
 анализ предметной области;
 анализ деятельности спортивной школы;
 моделирование бизнес-процессов;
 постановка задач автоматизации спортивной школы;
 выбор методов реинжиниринга;
 определение функциональных требований к системе автоматизации записи детей в спортивные секции;
 оценка экономического эффекта внедрения информационной системы.